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5 Conseils pour bien préparer un salon événementiel  


Les salons professionnels sont des événements B to B majeurs qui, même à l’ère du tout numérique, gardent une place importante dans le marketing externe d’une entreprise. Ces événements professionnels peuvent répondre à plusieurs objectifs : attirer de nouveau prospects, vendre ses produits / services, améliorer et diffuser son images de marque, par exemple. Il est important de les définir à l’avance

Afin de réaliser vos objectifs il est indispensable de bien préparer votre salon, c’est pourquoi Elliaden vous propose cinq conseils indispensables pour tirer le meilleur de ces événements.

Tout d’abord il est important de comprendre que le secret de la réussite ainsi que le gros du travail se fait en amont, et non le jour J !

Conseil n°1 : Fixer ses objectifs et sélectionner le salon

Avant toute chose il est indispensable de déterminer avec précisions vos objectifs car c’est de cela que va découler tout le processus. En effet, le choix du salon, le budget à allouer, le contenu de votre stand ou de vos interventions dépendent de vos objectifs initiaux.

Un salon événementiel peut répondre à plusieurs objectifs dont les principaux sont :

  • Vendre ses produits / services
  • Présenter de nouveaux produits / services
  • Attirer des prospects
  • Renforcer son image de marque

Une fois les objectifs définis, il faut les chiffrer afin de pouvoir faire le bilan et calculer le potentiel retour sur investissement.

Maintenant que vos objectifs sont définis il faut trouver le salon qui s'intégrera le mieux à votre stratégie.

De nombreux critères sont à prendre en compte.  

La date de l’événement

Tout d’abord, la date. La préparation d’un salon est un processus long, prévoyez minimum 6 mois. Selon le produit ou service que vous mettez en avant, la saison peut être un critère également important.

Le lieu où s’organise le salon

Ensuite, le lieu. Privilégiez les zones facile d’accès proches des infrastructures de transport. évitez les centres villes ou les zones isolées. En somme, préférez le pratique au prestigieux.

Les caractéristiques du salon

Pour finir, analysez le salon. Renseignez vous sur les thématiques abordées, les autres intervenants et exposants, les résultats des années passées, le prix de l’entrée, etc.  

En parallèle de ces réflexions, gardez votre budget en tête. Participer à un salon professionnel est onéreux et peut rapidement coûter plusieurs dizaines de milliers d’euros.

Il faut que vos objectifs ainsi que le choix du salon reflètent votre budget. Pour avoir un ordre d’idée, le location d’un emplacement d’une dizaine de mètres carré oscille entre 5000 et 15000 euros selon le salon.

Comptez entre 300 et 700 euro du m² pour l'aménagement du stand auquel il faut ajouter les frais de communication, la rémunération des collaborateurs et intervenants, le logement et les transports...

Conseil n°2 :  Préparer son stand

Le nerf de la guerre, l’emplacement !

Le stand parfait ne sert à rien si il n’est pas visible par les visiteurs.

Les meilleurs emplacements se situent sur les grands axes de passages ainsi que proches de l’entrée ou des principaux pôles d’activités (proches des bars ou des snacks par exemple).

Etudiez donc avec attention le plan du salon

L’attribution des emplacements suit généralement une règle simple : Premier arrivé premier servi. Contactez donc l’organisation 4 à 6 mois avant la date.

Maintenant que vous connaissez votre emplacement et ses dimensions il faut organiser l'aménagement.

L’aménagement du stand

Commencez par prendre contact avec l’organisation pour avoir connaissance des contraintes spécifiques au salon. Mettez ensuite en place un cahier des charges le plus détaillé possible. Cette étape est cruciale car l’agencement et l’aspect esthétique du stand jouent beaucoup pour attirer des clients et prospects potentiels.

Préparez avec soins vos documents commerciaux comme les brochures ou les plaquettes commerciales. essayer de mettre un maximum en avant votre logo et vos couleurs notamment en personnalisant vos goodies.

Soyez présent sur les lieux 24h à l’avance afin de vérifier que tout est en ordre et ainsi corriger les éventuelles problèmes de dernière minute.  

Conseil n°3 : Communiquer

Pour réussir votre salon et atteindre vos objectifs, il est crucial de prévenir vos clients et d’attirer le plus grand nombre de prospects.

Parlez de votre participation au salon

Communiquer sur votre présence au salon via des campagnes d’emailing, des bannières publicitaires, des invitations, ainsi que sur les réseaux sociaux.

Pensez à préciser votre emplacement ou numéro de stand et prévoyez des relances pour les clients les plus importants.

La réalisation de dossiers de presse est un plus et peut déboucher sur des articles sur le salon vous mentionnant.

La campagne de communication doit commencer 3 semaines à 1 mois avant l’événement et s’intensifier à l’approche du jour J. 

Conseil n°4 : L’attitude le jour J

Arrivez en avance et réunissez vos collaborateurs afin de faire le point sur les objectifs et les briefer.

Il est important qu’ils soient capables de distinguer les prospects les plus sérieux des badauds et autres “touristes”. En effet ceci permet de mieux allouer votre temps et vos moyens.

Une fois les clients potentiels identifiés, récupérer leur carte de visite, n'hésitez pas à passer du temps avec eux, ainsi qu’à leur remettre vos documents les plus importants et de meilleure qualité.

Si vous le pouvez, fixer des rendez-vous pour des rencontres ultérieures.

Les conférences

Si le salon organise des conférences, il est intéressant d’y participer même si elles sont payantes. Ceci augmente votre visibilité ainsi que votre crédibilité.

Préparez ces conférences avec soin, donnez votre avis sur l’actualité de votre secteur d’activité ainsi que vos prédictions sur son évolution future. Vous acquerrez ainsi une plus grande notoriété ainsi qu’une image d’expert de votre secteur.

Les salons professionnels réunissent généralement vos principaux concurrents. Prenez le temps de visiter leurs stands afin de faire un peu de veille stratégique.  

Dans la mesure du possible, ne rangez pas votre stand avant la fin du salon, cela peut avoir de mauvaises répercussions sur votre image.

Conseil n°5 : Faites le bilan  

A ce stade vous êtes sûrement éreinté, pourtant il faut encore fournir un dernier effort.

Réunissez vos collaborateurs et faites un bilan rapide à chaud. Cela vous permet d’évaluer les bons et les mauvais points, afin de vous améliorer pour les prochains événements.

Dans le semaine qui suit le salon, pensez à reprendre contact avec vos nouveaux clients pour les remercier et renforcer vos relations commerciales.

Les jours et semaines suivants le salon, analysez les retombées afin d'évaluer le retour sur investissement. Chaque nouveau salon vous permettra d’accumuler de l'expérience et d'améliorer votre prestation.

En résumé, une bonne préparation ainsi qu’une organisation sans faille sont les meilleurs atouts pour un salon réussi.